Politica de confidențialitate

1. Cine suntem

Oramo Tech SRL operează platforma oramo.ai, un serviciu SaaS de gestiune imobiliară destinat proprietarilor, administratorilor de proprietăți (Property Managers), agențiilor și chiriașilor. Suntem operatorul de date pentru datele descrise mai jos, conform Regulamentului General privind Protecția Datelor (GDPR — Regulamentul UE 2016/679).

Pentru datele pe care un proprietar, administrator sau o agenție le introduce în Oramo despre alte persoane (de exemplu, despre chiriașii săi), Oramo le prelucrează în numele acestora, ca persoană împuternicită, conform Acordului de prelucrare a datelor (DPA).

2. Ce date colectăm

• Date de identificare: nume complet, adresă de email, număr de telefon — furnizate la înregistrare sau completarea profilului.
• Date despre proprietăți: adrese, tipuri de proprietăți, detalii contractuale, chirii, termene, valoare de piață, cheltuieli (impozit, asigurare, mentenanță).
• Date despre chiriași: nume, email, telefon, informații din contractul de închiriere — introduse de proprietar sau furnizate direct de chiriaș la acceptarea invitației.
• Date de comunicare: preferințele tale de notificare și, doar pentru canalele pe care le activezi tu, numărul de WhatsApp confirmat de tine (folosit și pentru SMS) împreună cu data acordului și data confirmării cu codul, legătura cu contul tău de Telegram sau codul de notificări al telefonului (vezi secțiunea 11). Pentru codul de confirmare păstrăm doar când a fost trimis, pe ce canal și dacă a fost corect — nu și codul.
• Date despre administratori (Property Managers): profil public (nume, bio, oraș, experiență, companie), servicii oferite, structura de comisioane, propuneri de administrare.
• Date despre agenții: nume agenție, cod unic de identificare (CUI), lista administratorilor asociați.
• Propuneri de administrare: termeni contractuali, comisioane, servicii incluse, durata contractului — stabilite între proprietari și administratori.
• Feedback onboarding: răspunsuri la sondaje scurte (instrumentul curent de gestiune, provocări, experiența de configurare) — colectate la prima utilizare pentru îmbunătățirea serviciului.
• Date AI: conversațiile cu asistentul AI din platformă și de pe WhatsApp, inclusiv întrebările tale și răspunsurile generate — pentru funcționarea serviciului.
• Dovezi de plată: imaginile chitanțelor încărcate de chiriași sunt procesate automat pentru extragerea sumelor și datelor. Se stochează un hash SHA-256 al imaginii, nu imaginea originală.
• Date tehnice: adresa IP (prin furnizorul de hosting), cookie-uri de sesiune strict necesare pentru autentificare și securitate. Pe site-ul de prezentare (oramo.ai), doar dacă accepți: statistici de vizitare colectate de Google Analytics (vezi secțiunea 9).
• Date din cutia poștală conectată (opțional): descrise pe larg în secțiunea 3.

Nu colectăm date de plată direct — în fazele viitoare, plățile vor fi procesate prin furnizori certificați PCI-DSS.

3. Conectarea cutiei poștale (Gmail) — opțional

Poți conecta cutia ta de e-mail ca Oramo să îți găsească singur facturile de la furnizori (de ex. ENGIE, DIGI, Hidroelectrica, Orange), în loc să le cauți tu. Funcția este opțională, pornește doar cu consimțământul tău explicit și o poți opri oricând.

Ce permisiune cerem

O singură permisiune Google: gmail.readonly — acces doar pentru citire. Oramo nu trimite, nu șterge, nu etichetează și nu modifică niciun mesaj. Nu cerem și nu folosim altă permisiune Gmail.

Ce facem cu mesajele tale

• Ne uităm la mesajele din ultimele 120 de zile. Coșul de gunoi (Trash) este întotdeauna exclus.
• Toate mesajele din acest interval sunt listate și clasificate. Pentru fiecare mesaj citim antetele (expeditor, subiect) și previzualizarea scurtă pe care ne-o dă Gmail, ca să decidem dacă pare o factură. Nu putem ști care mesaj e o factură fără să ne uităm la aceste informații.
• Descărcăm conținutul complet doar pentru mesajele care par a fi facturi de la furnizori. Pentru restul mesajelor nu descărcăm corpul mesajului sau atașamentele și păstrăm doar un identificator al mesajului (fără expeditor, subiect, previzualizare sau conținut), ca să nu-l reevaluăm la fiecare sincronizare.
• Folderul Spam este inclus în căutare, pentru că acolo ajung des facturi reale. Elementele găsite în Spam sunt marcate ca atare când ți le arătăm.

Ce stocăm pentru mesajele reținute

• Datele din antet: expeditor (nume și adresă), subiect, previzualizarea oferită de Gmail, data mesajului, identificatorii de mesaj și de conversație, folderul în care a fost găsit.
• Corpul mesajului: partea HTML sau, dacă nu există, partea text simplu. Nu stocăm mesajul brut complet.
• Atașamentele de tip PDF și imagine (JPEG, PNG, WebP). Pentru alte tipuri de fișiere reținem doar o înregistrare (nume, tip, dimensiune), fără conținut.
• Câmpurile extrase din factură: furnizorul, tipul de utilitate, un identificator de cont (POD / cod loc de consum / cod client / număr de contract), suma, moneda, plătitorul, numărul facturii și perioada facturată, plus starea ta de revizuire.

Despre adrese, pe șleau: facturile de la furnizori conțin de regulă adresa locului de consum, în corpul mesajului sau în PDF. Noi stocăm acel conținut, deci stocăm și adresele din el. În această versiune nu extragem adresa într-un câmp separat și nu o folosim ca să identificăm proprietăți.

Dacă un mesaj reținut nu produce nicio factură detectată, corpul și atașamentele lui rămân totuși stocate, până când le ștergi tu sau îți ștergi contul.

Doar pentru revizuire

Tot ce găsim ajunge într-o listă de revizuire, unde tu confirmi sau respingi fiecare element. Din e-mail nu se creează automat nicio obligație de plată, nicio plată și nicio notificare.

4. Utilizarea datelor din API-urile Google — Limited Use

Oramo's use and transfer of information received from Google APIs to any other app will adhere to Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

În limba română: utilizarea și transferul de către Oramo al informațiilor primite din API-urile Google către orice altă aplicație respectă Google API Services User Data Policy, inclusiv cerințele Limited Use. Concret: datele din Gmail sunt folosite exclusiv pentru a-ți oferi ție funcția de detectare a facturilor descrisă în secțiunea 3; nu sunt folosite pentru publicitate, nu sunt vândute, nu sunt folosite pentru antrenarea unor modele de inteligență artificială și nu sunt transferate altcuiva în afara sub-procesatorilor tehnici necesari acestei funcții (secțiunea 8) sau a cazurilor impuse de lege ori de securitate. Nu sunt citite de oameni, cu excepția consimțământului tău explicit, a motivelor de securitate sau a obligațiilor legale.

5. Scopul și temeiul legal al prelucrării

Retragerea consimțământului pentru cutia poștală oprește colectarea pe viitor și nu afectează legalitatea prelucrării de până atunci. Ștergerea datelor deja colectate se face separat, așa cum este descris în secțiunea 7. La fel pentru canalele de notificare: retragerea acordului oprește mesajele pe acel canal de atunci înainte.

6. Cât timp păstrăm datele

• Datele din cutia poștală (mesaje reținute, atașamente, date extrase, identificatorii mesajelor excluse, jurnalele de sincronizare): se păstrează până când le ștergi tu din Integrări → E-mail → „Șterge toate datele din e-mail” sau până la ștergerea contului. Nu există ștergere automată după o perioadă — nu promitem una pentru că nu am implementat-o.
• Fereastra de 120 de zile nu este o limită de păstrare. Este doar intervalul în care căutăm mesaje. Datele deja stocate rămân stocate și după ce mesajul depășește 120 de zile.
• Respingerea unui element („dismissed”) este o stare de revizuire și nu șterge conținutul stocat.
• Credențialele de acces la cutia poștală: stocate criptat cât timp conexiunea este activă — vezi secțiunea 7.
• Numărul de WhatsApp confirmat și data acordului: până când retragi acordul (ștergi numărul din aplicație) sau îți ștergi contul.
• Datele contului și ale proprietăților: pe toată durata utilizării platformei și 90 de zile după solicitarea ștergerii contului, perioadă în care poți reveni asupra deciziei.
• Propuneri de administrare: pe toată durata relației contractuale + 5 ani după încetare (conform legislației comerciale).
• Feedback onboarding și conversații AI: pe toată durata contului; se elimină la ștergerea contului.
• Date de facturare (faza viitoare): conform legislației fiscale române — 10 ani.
• Jurnale tehnice ale furnizorului de hosting: păstrate de Vercel conform planului nostru curent, o perioadă scurtă (de ordinul orelor).
• Statistici de vizitare (Google Analytics, doar dacă accepți): cookie-urile din browserul tău expiră după 13 luni; datele la nivel de vizită sunt păstrate în Google Analytics cel mult 14 luni.
• Copii de siguranță: baza de date are copii de siguranță zilnice, păstrate 7 zile. Copiile acoperă doar baza de date; fișierele stocate (documentele originale, atașamentele) nu sunt incluse, deci o restaurare nu readuce fișierele șterse. Rândurile șterse din baza de date pot supraviețui într-o copie de siguranță cel mult 7 zile.

7. Deconectare, revocare și ștergere

Deconectarea cutiei poștale

Când te deconectezi din Oramo: oprim colectarea, cerem Google să revoce accesul și ștergem credențialele stocate indiferent dacă revocarea la Google a reușit sau nu. Rezultatul revocării este înregistrat. Nu putem garanta revocarea la distanță — putem garanta doar că la noi credențialele dispar.

Dacă revoci accesul direct din contul tău Google, nu suntem anunțați imediat. Aflăm la următoarea încercare de acces, când Google răspunde că autorizarea nu mai este validă; atunci ștergem credențialele stocate. În cazul unor erori temporare (rețea, indisponibilitate), credențialele se păstrează și sincronizarea reîncearcă.

Deconectarea nu șterge datele deja colectate. Pentru asta folosește ștergerea de mai jos.

Ștergerea datelor din e-mail

Integrări → E-mail → „Șterge toate datele din e-mail” este imediată. Elimină documentele originale din stocare, mesajele, atașamentele, datele extrase, identificatorii mesajelor excluse și conexiunile.

Ștergerea contului

• Cererea pornește o perioadă de grație de 90 de zile, în care poți restaura contul. Autentificarea este blocată, iar credențialele cutiei poștale sunt șterse încă de la momentul cererii.
• Ștergerea definitivă are loc la următoarea rulare a procesului lunar de ștergere. În practică: aproximativ 90 de zile plus până la o lună. Nu promitem un termen fix.
• Datele personale (profil, notificări, preferințe, rol, canale de comunicare) sunt eliminate permanent, împreună cu toate datele din cutia poștală.
• Datele financiare și istoricul (plăți, chiriași, proprietăți, propuneri de administrare) sunt anonimizate — rămân în sistem fără a fi conectate la identitatea ta, pentru protecția celorlalți utilizatori care depind de aceste înregistrări.

8. Sub-procesatori și unde sunt stocate datele

Nu vindem datele tale. Le transmitem exclusiv furnizorilor tehnici necesari pentru funcționarea serviciului. Locațiile de mai jos au fost confirmate în platformele furnizorilor la 23 septembrie 2026 (Zoho: 3 octombrie 2026). Pentru Twilio, WhatsApp și Expo, informațiile provin din documentația publică a furnizorilor, consultată la 5 octombrie 2026.

Nu susținem că prelucrăm datele exclusiv în UE. Baza de date, fișierele stocate (inclusiv documentele din e-mail) și monitorizarea erorilor sunt în Uniunea Europeană. Execuția serverului aplicației are loc în prezent în Statele Unite, iar rețeaua de livrare este globală, deci datele tranzitează și în afara UE. E-mailurile trimise la adresele @oramo.ai sunt găzduite de Zoho în Statele Unite. Aceste transferuri se fac în baza Clauzelor contractuale standard ale Comisiei Europene. Mesajele pe WhatsApp și prin SMS (doar cu acordul tău) trec prin Twilio și WhatsApp, inclusiv în Statele Unite; notificările pe telefon trec prin Expo, în Statele Unite.

Conținutul din cutia ta poștală ajunge doar la: Google (sursa), serverele Vercel (în memorie, în timpul prelucrării), Supabase (stocare) și, în cazul unei erori, șirurile de eroare pot ajunge la Sentry. Nu ajunge la niciun furnizor de inteligență artificială, de analiză sau de mesagerie.

9. Cookie-uri

Aplicația (app.oramo.ai) folosește exclusiv cookie-uri strict necesare pentru menținerea sesiunii de autentificare și securitate. Nu folosim acolo cookie-uri de urmărire, publicitate sau analiză. Aplicația folosește Vercel Web Analytics și Speed Insights, care colectează statistici agregate (pagini vizitate, performanță) fără cookie-uri.

Site-ul de prezentare (oramo.ai) folosește Google Analytics 4 doar dacă apeși „Accept” în bannerul de cookie-uri. Până alegi, și dacă apeși „Refuz”, Google Analytics nu se încarcă, nu trimitem nimic către Google Analytics și nu se setează cookie-uri de analiză. Site-ul funcționează la fel în ambele cazuri.

Dacă accepți, Google Analytics setează:

Am dezactivat funcțiile de publicitate ale Google Analytics (Google Signals și personalizarea reclamelor). Nu folosim cookie-uri de publicitate.

Alegerea ta se păstrează în browser (localStorage, cheia oramo_cookie_consent) timp de 13 luni, apoi te întrebăm din nou. O poți schimba oricând din „Setări cookie”, în subsolul paginii, sau de aici: Setări cookie. Retragerea acordului oprește Google Analytics pe viitor și nu afectează legalitatea prelucrării de până atunci; ștergem și cookie-urile _ga din browserul tău.

10. Prelucrare automată și inteligență artificială

• Asistentul AI: folosește contextul proprietăților tale (adrese, chiriași, plăți) pentru a răspunde la întrebările tale din aplicație și de pe WhatsApp (secțiunea 11). Răspunde doar despre proprietățile sau locuința ta și contul tău Oramo. Conversațiile sunt procesate de OpenAI și nu sunt utilizate pentru antrenarea modelelor terțe.
• Verificare dovezi de plată: imaginile chitanțelor încărcate de chiriași sunt procesate automat de Anthropic (modelul Claude) pentru extragerea sumelor, datelor și informațiilor bancare, în scopul verificării plăților.
• Facturi de utilități încărcate: fotografiile sau PDF-urile facturilor pe care le încarci sunt citite automat (Anthropic; încărcarea în lot: OpenAI) ca să completăm furnizorul, suma, perioada și consumul.
• Facturi din e-mail: clasificarea și extragerea descrise în secțiunea 3 se fac local, în serverele Oramo. Conținutul din cutia poștală nu este trimis către niciun furnizor de inteligență artificială.

Nu se iau decizii automate cu efecte juridice (Art. 22 GDPR). Toate informațiile furnizate de AI sunt orientative. Poți solicita verificare umană pentru orice rezultat asistat de inteligență artificială.

11. Notificări: e-mail, WhatsApp, SMS și celelalte canale

Pe scurt: e-mailul vine odată cu contul, iar orice alt canal pornește doar cu acordul tău, dat separat pentru fiecare canal.

E-mail, dacă ai cont

Când îți faci cont și accepți Termenii și condițiile, primești pe e-mail notificările legate de contul tău: chirie, plăți, facturi, reparații, invitații. Le poți regla din aplicație, la Notificări. Mesajele esențiale despre cont și securitate le primești oricum.

E-mail, dacă ești chiriaș și nu ți-ai făcut încă cont

Când un proprietar te adaugă ca chiriaș, Oramo îți trimite, în numele proprietarului, la adresa de e-mail dată de el, invitația și mesajele despre chirie, facturi și reparații. Le primești și fără cont, ca să nu ratezi nimic din ce ține de locuința ta. Dacă nu mai vrei aceste e-mailuri, scrie-ne la privacy@oramo.ai și oprim trimiterea.

WhatsApp și SMS, doar cu acordul tău

• Îți scriem pe WhatsApp numai dacă tu ai fost de acord: proprietarii, când activează WhatsApp din aplicație; chiriașii, când acceptă invitația sau, mai târziu, din profil. Dacă un mesaj pe WhatsApp nu poate fi trimis, îl primești prin SMS, la același număr.
• Numărul de telefon trecut de proprietar în fișa chiriașului nu înseamnă acord. Nu îl folosim pentru WhatsApp sau SMS până când chiriașul nu îl confirmă el însuși.
• Confirmi numărul cu un cod. După ce îl salvezi, primești pe WhatsApp (sau prin SMS, dacă WhatsApp nu ajunge) un cod de 6 cifre, pe care îl scrii în aplicație. Până atunci nu îți trimitem nimic altceva pe acel număr. După confirmare primești o singură dată un mesaj de bun venit.
• Poți retrage acordul oricând, ștergând numărul din aplicație sau răspunzând STOP pe WhatsApp. De atunci nu mai primești mesaje pe WhatsApp sau prin SMS; e-mailul rămâne.

Ne poți scrie pe WhatsApp

• Întrebările pe care ni le scrii pe WhatsApp primesc răspuns de la asistentul AI Oramo (OpenAI, secțiunea 10), din datele contului tău. Răspunde doar despre proprietățile sau locuința ta și contul tău Oramo; la alte subiecte îți spune că nu te poate ajuta acolo. Nu face nimic în locul tău și nu transmite mesaje nimănui: pentru orice acțiune te trimite în aplicație.
• Conversația o vezi doar tu: se păstrează în contul tău, ca și conversațiile cu asistentul din aplicație (secțiunea 6), și nu ajunge la chiriaș sau la proprietar.
• Pozele și fișierele trimise pe WhatsApp nu sunt citite și nici păstrate de Oramo. Dacă numărul nu a fost confirmat cu codul, asistentul nu răspunde despre cont.

Telegram și notificările pe telefon

Telegram pornește doar dacă îți conectezi singur contul la botul Oramo și îl poți deconecta oricând din aplicație. Notificările pe telefon pornesc doar dacă le permiți în aplicația mobilă și le poți opri din setările telefonului.

12. Drepturile tale

În conformitate cu GDPR, ai următoarele drepturi în legătură cu datele tale:

• Dreptul de acces (Art. 15) — poți solicita o copie a datelor tale.
• Dreptul la rectificare (Art. 16) — poți corecta datele inexacte.
• Dreptul la ștergere (Art. 17) — poți solicita ștergerea datelor tale.
• Dreptul la portabilitate (Art. 20) — poți primi datele într-un format structurat.
• Dreptul la restricționarea prelucrării (Art. 18).
• Dreptul de opoziție (Art. 21) — de exemplu, față de e-mailurile trimise în numele proprietarului cât timp nu ai cont (secțiunea 11).
• Dreptul de a-ți retrage consimțământul (Art. 7) — pentru cutia poștală, direct din aplicație (Integrări → E-mail → Deconectează) sau din setările contului tău Google; pentru WhatsApp și SMS, ștergând numărul din aplicație sau răspunzând STOP pe WhatsApp; pentru Telegram, deconectându-l din aplicație; pentru notificările pe telefon, din setările telefonului.

Cel mai rapid: ștergerea datelor din e-mail și ștergerea contului se fac singur, din aplicație. Pentru orice altceva, scrie la privacy@oramo.ai. Vei primi un răspuns în termen de 30 de zile.

Ai dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), B-dul G-ral. Gheorghe Magheru 28-30, Sector 1, București: www.dataprotection.ro.

13. Modificări ale acestei politici

Ne rezervăm dreptul de a actualiza această politică. La modificări semnificative, te vom notifica prin email sau prin intermediul platformei. Data ultimei actualizări este indicată la începutul documentului.

14. Contact

Protecția datelor: privacy@oramo.ai
Contact general: contact@oramo.ai
Oramo Tech SRL, Str. Nicolae G. Caranfil 44-46, Bl. 11B, Sc 1, Et 1, Ap 7, Sector 1, CP 014145, București, România